Se descubrió que el Departamento de Salud y Servicios Humanos de Carolina del Norte (NCDHHS) había administrado mal millones de dólares en fondos federales para el año fiscal que finalizó el 30 de junio de 2023, según la Auditoría Única Estatal de la Oficina del Auditor Estatal de Carolina del Norte.

El NCDHHS atribuyó los errores en los informes a la rotación de empleados y culpó al personal del DSS del condado por no aplicar las políticas correctamente. En todos los casos, NCDHHS estuvo de acuerdo con todos los hallazgos y dijo que los pasos para corregir las deficiencias ya se han completado o se completarán.

Entre los hallazgos:

NCDHHS utilizó incorrectamente fondos del Título IV-E de cuidado de crianza para reembolsar a los condados.

El departamento reembolsó a los condados aproximadamente $28.8 millones para cubrir los costos de atención de 5,834 beneficiarios. Los auditores revisaron los $28.8 millones en pagos de reembolso por cuidado de crianza y descubrieron que la División de Servicios Sociales (DSS) utilizó fondos de cuidado de crianza para reembolsar a un condado por un beneficiario que también recibía Ingreso de Seguridad Suplementario (SSI). El plan estatal del Título IV-E no permite que un beneficiario que recibe SSI también reciba fondos de cuidado de crianza del Título IV-E. Se reembolsaron al condado pagos por un total de $35,504 ($26,050 de participación federal) al beneficiario.

Como resultado, aumentó el costo del programa de cuidado de crianza tanto para el gobierno estatal como para el federal. Además, es posible que se le exija al NCDHHS que devuelva $26,050 al gobierno federal.

Según la administración del NCDHHS, el error se produjo debido a la aplicación incorrecta de las políticas de elegibilidad establecidas por parte del personal del DSS del condado.

Los auditores recomendaron que la administración del NCDHHS analice el error para identificar por qué ocurrió y desarrollar capacitación adicional o establecer otros procedimientos para evitar errores futuros. También deben determinar si se deben recuperar los fondos del cuidado de crianza.

También dicen que NCDHHS no presentó información completa y oportuna de las sub asignaciones para los subreceptores del Programa Título IV-E de Cuidado de Crianza al Sistema de Informes de Sub-adjudicaciones (FSRS) de la Ley Federal de Responsabilidad y Transparencia de Financiamiento (FFATA). Los auditores revisaron las 329 sub asignaciones por un total de $88,5 millones que debían informarse al FSRS durante el período de auditoría y encontraron los siguientes errores:

  • 246 sub asignaciones por un total de 65,2 millones de dólares no se informaron en absoluto.
  • 83 sub asignaciones por un total de $23,3 millones se informaron con 134 días de retraso.

La gerencia del NCDHHS culpó del problema a la rotación en la Sección de Operaciones Comerciales de la División de Servicios Sociales.

Los auditores dicen que se debe implementar un plan de contingencia para garantizar que se completen los informes FFATA cuando se produzca una rotación de empleados.

La auditoría también reveló que NCDHHS realizó pagos de beneficios del Título IV-E de Asistencia para la Adopción a los padres adoptivos basándose en determinaciones de elegibilidad inexactas.

Aproximadamente 13,500 beneficiarios recibieron $72.3 millones en beneficios de asistencia para la adopción. Aunque los departamentos DSS del condado tienen la tarea de determinar la elegibilidad para el programa, el NCDHHS era responsable de garantizar el cumplimiento de los requisitos de elegibilidad. Los auditores re determinaron la elegibilidad para una muestra de 93 beneficiarios que tenían beneficios por un total de $611,796 pagados a padres adoptivos en su nombre durante el período de auditoría y encontraron un beneficiario (1.01%) que no cumplía con los requisitos de elegibilidad para necesidades especiales del programa.

Al evaluar el error de elegibilidad, los auditores también identificaron a un hermano del beneficiario que recibió beneficios de asistencia para la adopción. Después de revisar el expediente del caso del hermano, los auditores determinaron que el hermano no cumplía con los requisitos de elegibilidad para necesidades especiales del programa.

Se pagaron pagos por un total de $12,336 ($9,042 de participación federal) a los padres adoptivos en nombre de estos beneficiarios no elegibles. El error aumentó el costo del programa de asistencia para la adopción tanto para el gobierno estatal como para el federal.

Aunque las pruebas identificaron sólo $12,336 ($9,042 de participación federal) que se pagaron en nombre de beneficiarios no elegibles, si las pruebas se extendieron a toda la población, los costos cuestionados podrían ser superiores a $25,000, y es posible que se le exija al NCDHHS que devuelva la parte federal a el Gobierno federal.

NCDHHS culpó de los errores a la aplicación inexacta de las políticas de elegibilidad establecidas por parte del personal del DSS del condado. El personal del DSS del condado utiliza el Sistema de Pago y Colocación de Niños (CPPS) para ingresar datos y tomar determinaciones de elegibilidad, pero el NCDHHS es responsable de establecer las políticas de determinación de elegibilidad, mantener el CPPS y facilitar la capacitación.

Los auditores recomendaron que la dirección analizará cada error para ver por qué ocurrieron y desarrollara capacitación adicional o estableciera otros procedimientos para evitar errores futuros. También deben determinar si se deben recuperar los fondos de asistencia para la adopción.

PROCESO DE ELEGIBILIDAD DE MEDICAID BAJO ESTUDIO

La auditoría también cuestionó el proceso de elegibilidad de Medicaid. Según la auditoría, NCDHHS realizó pagos del Programa de Asistencia Médica (Medicaid) a proveedores basándose en determinaciones de elegibilidad inexactas e inadecuadamente documentadas. Durante el período de auditoría, aproximadamente 2.3 millones de beneficiarios recibieron $18.6 mil millones en beneficios de Medicaid.

Los auditores volvieron a determinar la elegibilidad para una muestra de 111 beneficiarios a quienes se les pagaron beneficios por un total de $34 millones en su nombre durante el período de auditoría. Los auditores encontraron dos beneficiarios (1.8%) que no eran elegibles porque se mudaron fuera del estado y continuaron recibiendo beneficios a los que no tenían derecho. Se pagaron pagos por un total de $7,982 (participación federal de $5,894) en nombre de estos beneficiarios.

También identificaron a 38 beneficiarios a cuyos expedientes les faltaba la documentación de elegibilidad requerida, como la verificación de trabajo por cuenta propia, o se utilizaron cálculos y composición del hogar inexactos. Sin embargo, cuando los auditores volvieron a determinar la elegibilidad utilizando la información correcta, se determinó que los beneficiarios eran elegibles. Como resultado, hay un mayor costo para el programa Medicaid tanto para el gobierno estatal como para el federal. El programa está financiado conjuntamente por estos dos gobiernos y es administrado por el Estado.

Aunque las pruebas solo identificaron $7,982 (participación federal $5,894) que se pagaron en nombre de beneficiarios no elegibles, si las pruebas se extendieron a toda la población, los costos cuestionados podrían ser superiores a $25,000. Aunque $7,982 ($5,894 de participación federal) resultaron de los errores identificados, la cantidad de fondos de Medicaid pagados a beneficiarios no elegibles probablemente sea mayor.

La administración del NCDHHS nuevamente culpó de los errores a la aplicación inexacta de las políticas de elegibilidad establecidas por parte del personal del DSS del condado. El personal del DSS del condado utiliza NC FAST13 para ingresar datos y tomar determinaciones de elegibilidad; sin embargo, el departamento es responsable de establecer las políticas de determinación de elegibilidad, mantener NC FAST y facilitar la capacitación.

Los auditores informaron anteriormente el mismo hallazgo en la Auditoría Única Estatal de 2022.

Recomiendan que la administración del NCDHHS analice cada error para descubrir por qué ocurrieron y desarrolle capacitación adicional o establezca otros procedimientos según sea necesario para evitar que ocurran errores futuros.

RASTROS EN PAPEL INCOMPLETOS Y SEGUIMIENTO INADECUADO

La auditoría también encontró que NCDHHS no completó el informe de 85 sub asignaciones por un total de $16.8 millones para la Ley Federal de Responsabilidad y Transparencia de Financiamiento (FFATA, por sus siglas en inglés) requerida para el Programa de Asistencia de Agua para Hogares de Bajos Ingresos (LIHWAP, por sus siglas en inglés) o las 30 sub asignaciones por un total de $359 millones para el Programa estatal de subvenciones de respuesta a los opioides.

NCDHHS dijo que las vacantes no cubiertas y la rotación de personal son los culpables de la falta de informes.

Otros hallazgos incluyen:

El NCDHHS no supervisó adecuadamente los $39.1 millones en fondos federales transferidos a los subreceptores para abordar la crisis del abuso de opioides. Los auditores encontraron que no se completaron revisiones para ocho (89%) subreceptores que recibieron $38.9 millones en fondos de opioides. Tampoco monitorean adecuadamente $59.6 millones en fondos federales transferidos a subreceptores para brindar tratamiento y servicios de prevención para el abuso de sustancias a través de fondos de Subvención en Bloque por Abuso de Sustancias (SABG). Los auditores encontraron que no se completaron revisiones para 34 de 36 (94%) subreceptores que recibieron $58.6 millones en fondos del SABG.

En ambas cuentas, la gerencia del NCDHHS dijo que implementaron una pausa en el monitoreo debido a la pandemia de coronavirus; sin embargo, la gestión no obtuvo la aprobación de la agencia de supervisión federal.

El hallazgo para el monitoreo de los fondos para el abuso de sustancias se informó anteriormente en la Auditoría Única Estatal de 2022.

Los auditores recomendaron obtener la aprobación de la agencia federal de supervisión para desviarse de los procesos y procedimientos requeridos.